Kỹ Năng Giao Tiếp

Khi nói đến phương pháp 5S là ta đề cập đến một danh sách gồm năm từ tiếng Nhật, những từ này được dịch sang tiếng Anh và cả tiếng Việt, bắt đầu với chữ S và đây là tên của một phương pháp luận nổi tiếng. Danh sách này là đề cập đến một phương pháp luận đặc trưng cho, nói một cách không chính xác lắm, “chuẩn hóa việc vệ sinh”, tuy nhiên phương pháp này nhiều hơn chỉ là “vệ sinh”. 5S là một triết học và một cách tổ chức và quản lý không gian làm việc và lưu trình tác nghiệp với chủ ý nhằm cải thiện hiệu quả bằng việc loại trừ sự tiêu phí, cải thiện lưu trình tác nghiệp và giảm bớt sự vô lý của quy trình.

Vậy 5S là gì?

5S là một phương pháp để tổ chức một nơi làm việc, đặc biệt là một nơi làm việc dùng chung (như một nhà xưởng hay một văn phòng), và giữ nơi đó một cách có tổ chức. Đôi khi 5S được xem như là một phương pháp luận cho công việc giữ vệ sinh, song sự đặc trưng này có thể không chính xác vì việc tổ chức một nơi làm việc hơn hẳn viện việc giữ vệ sinh

Mục đích chính của 5S là tạo tinh thần và hiệu quả cho nơi làm việc. Sự khẳng định của 5S, bằng việc sắp đặt mỗi thứ một sự vị trí, là không tiêu phí thời gian cho việc tìm kiếm những vật dụng cần thiết. Thêm vào đó, nó chỉ ra nhanh khi cái gì đó bị thiếu bằng những chỉ thị vị trí. Những người ủng hộ 5S tin tưởng lợi ích của phương pháp luận này đến từ việc quyết định cái gì cần phải bị giữ, nơi mà nó cần phải bị giữ, và nó cần phải được cất giữ ra sao. Quá trình ra quyết định này thông thường đến từ một thảo luận về sự tiêu chuẩn hóa nhằm xây dựng một sự hiểu biết rõ ràng, bởi các nhân viên, về việc các công việc cần được thực hiện như thế nào. Nó cũng phát huy tính làm chủ quá trình trong mỗi nhân viên.

Thêm vào đó, sự phân biệt quan trọng khác giữa 5S và “tiêu chuẩn hóa việc giữ vệ sinh” là Seiton. Seiton thường được hiểu lầm, có lẽ vì những cố gắng dịch nghĩa từ này sang tiếng Anh bằng từ bắt đầu với chữ “S” (đại loại như “Sort” hay “Straighten”). Khái niệm quan trọng ở đây là cần sắp xếp những mục hay những hoạt động theo một cách nhằm đẩy mạnh lưu trình tác nghiệp. Chẳng hạn, những công cụ cần phải được giữ nơi sử dụng, những công nhân không nên thường xuyên xoay người để lấy nguyên liệu, những lưu trình tác nghiệp có thể được biến đổi để cải thiện hiệu quả, …

5S bao gồm:

Giai đoạn1 – Seiri (整理) Sorting – Sàng Lọc: Kiểm tra tất cả công cụ, nguyên liệu, … trong nhà máy, khu vực làm việc và chỉ giữ những mục quan trọng. Mọi thứ khác được cất giữ hay vứt bỏ.

Giai đoạn 2 – Seiton (整頓) Straighten or Set in Order – Sắp xếp: Tập trung vào hiệu quả. Khi chúng tôi dịch điều này bằng “Straighten or Set in Order”, nó có vẻ thích hợp với sàng lọc hay quét dọn, nhưng thực ra chủ ý là sắp xếp công cụ, thiết bị và phụ tùng theo một cách đẩy mạnh lưu trình tác nghiệp. Chẳng hạn, những công cụ và thiết bị cần phải bị giữ nơi chúng sẽ được sử dụng (ví dụ đẩy mạnh lưu trình tác nghiệp), và quá trình cần phải được đặt trong một trật tự làm tối đa hiệu quả làm việc.

Giai đoạn 3 – Seisō (清掃) Sweeping – Sạch Sẽ: sự dọn dẹp một cách có hệ thống hay nhu cầu để giữ khu vực làm việc sạch sẽ và ngăn nắp. Hoạt động hằng ngày ở cuối mỗi ca, vùng làm việc được dọn dẹp và mọi thứ được trả lại chỗ của chúng. Ở đây, việc quan trọng là tạo điều kiện cho việc dễ dàng nhận biết vật gì nên mang đi đâu và đặt đâu. Điểm quan trọng trong việc duy trì sự sạch sẽ cần phải là một phần của công việc hằng ngày – không phải là hoạt động mà thỉnh thoảng mới làm và được bắt đầu khi mọi thứ đã trở nên quá lộn xộn.

Giai đoạn 4 – Seiketsu (清潔) Standardising – Săn Sóc: Tiêu chuẩn hóa những thực hành công việc hay hoạt động theo một cách đã được tiêu chuẩn hóa. Mọi người biết chính xác trách nhiệm của mình.

Giai đoạn5 – Shitsuke (躾) Sustaining – Sẵn Sàng: Đề cập đến duy trì và xem xét các tiêu chuẩn. Một khi 4S ở trên đã được thiết lập, chúng trở nên phương pháp mới để hoạt động, duy trì sự tập trung vào cách họat động và không cho phép việc dần dần trở lại như cách họat động cũ. Tuy nhiên, khi có một vấn đề xuất hiện ví dụ như một sự cải tiến được gợi ý hay một cách làm việc mới, hay một công cụ mới, hay một yêu cầu đầu ra mới thì cần xem xét lại 4S đầu tiên một cách phù hợp.

Mối quan hệ với các khái niệm khác

5S được sử dụng với những khái niệm Lean (Lean Manufacturing) khác như SMED (Single Minute Exchange of Die), TPM (Total Productive Maintenance) và Just-In-Time (JIT). Những nguyên tắc 5S yêu cầu loại bỏ những thứ không cần đển nhằm làm cho việc lấy dụng cụ và phụ tùng nhanh chóng và dễ dàng hơn. Đây là nền tảng của SMED, nhằm tạo điều kiện cho JIT. Bước đầu tiên ở TPM là thao tác dọn dẹp máy móc, cơ bản của 5S. Masaaki Imai (một nhà tư vấn Nhật Bản về quản trị chất lượng) cũng đã đề cập việc sử dụng chiến lược 5S trong cuốn sách về Kaizen của ông.

Nguyên tắc áp dụng 5S trong một tổ chức 

Thực hành 5S là một chương trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức/doanh nghiệp. Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất. 

Nguyên tắc của Thực hành 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các thuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện. Thành công trong thực hành sẽ giúp các tổ chức/doanh nghiệp đạt được năng suất cao hơn thông qua: 

Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp 
  
Mọi người trong cũng như ngoài công ty dễ dàng nhận thấy rõ kết quả 

Tăng cường phát huy sáng kiến 

Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan 

Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn 

Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc 

Xây dựng hình ảnh chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong kinh doanh… 

Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình thực hành 5S 

Cũng như đối với việc áp dụng công cụ nâng cao năng suất chất lượng, việc áp dụng Thực hành 5S đòi hỏi sự cam kết và ủng hộ của Lãnh đạo cao nhất thông qua việc chỉ đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian.. 

Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức/công ty hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp để thực hiện. Từ đó mỗi phòng ban/phân xưởng có thể chủ động đưa ra kế hoạch thực hiện tại đơn vị của mình 

Sự tham gia của tất cả mọi người – Bí quyết thành công của chương trình thực hành 5S là tạo một môi trường khuyến khích mọi người tích cực tham gia, phát huy sáng kiến và duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi và an toàn 

Duy trì và cải tiến không ngừng, tạo nên một nguyên tắc hoạt động trong tổ chức/doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý và kinh doanh 

Thực hành 5S có thể áp dụng tại bất kỳ Phòng, Ban PX nào

Các bước triển khai thực hành 5S tại Doanh nghiệp

Để triển khai thực hiện 5S, tổ chức/doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước như sau: 

Thành lập Ban chỉ đạo và xây dựng kế hoạch thực hiện 

Trước hết, tổ chức cần xác định mục tiêu của dự án 5S và thành lập ban chỉ đạo 5S. Ban chỉ đạo thông thường gồm có các thành viên trong ban Lãnh đạo công ty, đại diện từ các phòng ban và là những người có uy tín và ảnh hưởng tới nhân viên trong các phòng ban. Thông thường, ban chỉ đạo 5S có thể chia thành 3 nhóm để thực hiện các chức năng: Quảng bá về 5S, Đào tạo 5S và Đánh giá 5S. 

Các thành viên trong ban chỉ đạo 5S cần hiểu nắm rõ vai trò trách nhiệm của mình, hiểu rõ các nguyên tắc 5S để có thể truyền đạt cho các cán bộ nhân viên trong tổ chức của mình. 

Cũng như việc áp dụng hệ thống chất lượng, vai trò của lãnh đạo là yếu tố quan trọng để dẫn đến thành công. Đối với việc thực hiện 5S cũng vậy, cam kết của lãnh đạo cần được thể hiện ngay từ giai đoạn ra quyết định, sau đó tới việc cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện cũng như duy trì trong tương lai 

Thông báo chính thức của Ban lãnh đạo và các hoạt động tuyên truyền quảng bá về 5S trong công ty 

Chính sách và mục tiêu áp dụng 5S cần được thông báo tới toàn tổ chức. Thông thường ban lãnh đạo sẽ đưa ra quyết định chính thức việc áp dụng 5 S cũng như quyết định thành lập Ban chỉ đạo. Từ đó sẽ có các nhóm 5S tại các bộ phận/phòng ban được hình thành nhằm triển khai một cách có hiệu quả tại từng đơn vị. Các nhóm 5S sẽ chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện tại đơn vị của mình và làm nòng cốt để thúc đẩy phong trào thực hiện và thi đua. 

Tổ chức cũng cần thực hiện việc đào tạo nội bộ về khái niệm cũng như yêu cầu của 5S. Có thể mời chuyên gia hoặc giảng viên bên ngoài nếu cần thiết. 

Các hoạt động tuyên truyền quảng bá thường được thực hiện thông qua các biểu ngữ, pa nô, áp phích. 

Tổ chức ngày tổng vệ sinh trong toàn tổ chức 

Đây là phương thức hữu hiệu để bắt đầu cho một chương trình 5S. Tất cả các cán bộ nhân viên từ cấp cao nhất sẽ tham gia. Để thực hiện ngay tổng vệ sinh có hiệu quả, Ban chỉ đạo thực hiện 5S cần đưa ra những phân công cụ thể cũng như cung cấp các dụng cụ vệ sinh cần thiết để tiến hành vệ sinh, chuẩn bị kho, giá, tủ để sắp xếp và chứa những đồ vật sau khi tiến hành sàng lọc. 

Các tổ chức nên duy trì việc tổng vệ sinh 2 lần trong 1 năm 

- Thực hiện bước “SÀNG LỌC” 

Để thực hiện bước “Sàng lọc”, mỗi bộ phận/đơn vị cần đưa ra các tiêu chí để xác định những loại vật dụng/tài liệu/hồ sơ nào cần loại bỏ. Sau bước sàng lọc sơ bộ, có thể phân loại các vật dụng thành những loại như sau: 

Những vật dụng/tài liệu sử dụng thường xuyên cần được để thuận tiện cho việc sử dụng và dễ dàng 

Những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ ở những nơi thích hợp, có chỉ dẫn và nhận biết thích hợp để có thể lấy được khi cần sử dụng 

Những vật dụng không cần thiết cũng cần được để riêng và phân loại để xử lý 

- Thực hiện bước “SẮP XẾP” 

Dựa trên nguyên tắc này, từng bộ phận/phòng ban cần thống nhất trong nội bộ hình thức sắp xếp các đồ vật, máy móc, tài liệu sao cho mọi thứ có thể dễ dàng sử dụng. 

Các đồ vật nên sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số nếu cần thiết để có thể dễ dàng nhận biết. 

- Thực hiện bước “SẠCH SẼ” 

Việc thực hiện vệ sinh được thực hiện qua ngày tổng vệ sinh cũng như lịch làm vệ sinh hàng ngày tại nơi làm việc. Luôn kiểm tra để bàn làm việc, máy móc, sàn nhà sạch sẽ, không bị bụi bẩn. Tốt nhất là dành thời gian từ 5 đến 10 phút để làm vệ sinh trước và sau giờ làm việc, tạo thói quen ngăn nắp và sạch sẽ. 

- Thực hiện bước “SĂN SÓC” 

Yêu cầu của bước này là thực hiện đúng theo qui định các hoạt động Serri – Seiton – Seiso. Nơi làm việc nhờ vậy sẽ trở nên sạch sẽ và ngăn nắp. Để duy trì và nâng cao 5S, nên sử dụng các phương pháp hiệu quả như sau: 

Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật 

Tiến hành hoạt động đánh giá 5S 

Tạo sự thi đua giữa các bộ phận/phòng ban 

- Thực hiện bước “SẴN SÀNG” 

Việc thực hiện các bước trên một cách tự giác và tạo thành thói quen cũng như văn hoá của toàn tổ chức. Khi đó chúng ta đã đạt được bước Sẵn sàng 

Để đạt được điều này, người phụ trách từng bộ phận, phòng ban cần gương mẫu và đi đầu trong việc thực hiện 5S. Mọi nhân viên tuân thủ các qui định chung, thực hiện tự giác và coi nơi làm việc như ngôi nhà chung. Việc rèn luyện ý thức tự giác cần phải có thời gian và cố gắng của mọi thành viên trong tổ chức. 

Kỹ thuật đánh giá thực hành 5S tại doanh nghiệp 

Một trong những hoạt động quan trọng góp phần vào việc duy trì và cải tiến hoạt động 5S là Đánh giá 5S. Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động có ý nghĩa khuyến khích các hoạt động 5S. Mục đích chính của việc đánh giá là: 

- Xem xét hiệu lực và hiệu quả của hoạt động 5S 

- Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S 

- Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân rộng sáng kiến 

- Phát hiện những khu vực hạn chế trong việc thực hiện để có những cải tiến thích hợp 

Để có thể thực hiện công tác đánh giá 5S, công ty/tổ chức cần có một đội ngũ cán bộ đảm nhiệm vai trò là các chuyên gia đánh giá. Các chuyên gia đánh giá cần được đào tạo về kỹ năng đánh giá, các yêu cầu của thực hành 5S, cách thức tiến hành đánh giá, lập báo cáo… Các yêu cầu đối với một chuyên gia đánh giá bao gồm: 

Hiểu được ý nghĩa và các hoạt động 5S 

Nắm được các nội dung và yêu cầu của thực hành 5S 

Nắm rõ các qui định, nội qui của công ty về hoạt động 5S 

Hiểu được cách thức đánh giá cũng như các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực/bộ phận 

Nhiệm vụ của nhóm chuyên gia đánh giá là lên kế hoạch đánh giá định kỳ, xây dựng các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực, phòng ban, chuẩn bị các nguồn lực và thời gian cần thiết để tiến hành đánh giá. Một trong những phương pháp quan trọng nhất trong đánh giá 5S là sử dụng những hình ảnh trực quan, thông qua việc chụp ảnh những khu vực được đánh giá. Đây cũng chính là cách để cung cấp những bằng chứng khách quan khi đưa ra những kết luận, kiến nghị và là cơ sở để theo dõi và so sánh quá trình cải tiến sau này. 

Bằng cách quan sát và phỏng vấn, các chuyên gia đánh giá tập trung vào các nội dung trọng tâm như sau: 

Ban lãnh đạo công ty và các cán bộ quản lý có hỗ trợ cho chương trình 5S hay không? 

Mọi người có tự hào về nơi làm việc của mình hay không? 

Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không? 

Nơi làm việc có an toàn không? 

Máy móc và thiết bị có được vệ sinh và bảo dưỡng không? 

Mọi thứ có được sắp xếp hợp lý để dễ tìm và dễ lấy hay không? 

Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho người sử dụng không? 

Các hồ sơ có được lưu giữ để dễ truy tìm không? 

Các đồ vật có đảm bảo sạch sẽ không 

Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không? 

Các cán bộ nhân viên có mặc đồng phục/quần áo sạch sẽ, gọn gàng theo qui định hay không? 

Mọi người có ý thức về việc tạo và giữ gìn hình ảnh tốt đẹp của công ty/tổ chức của mình không? 

Đối với mỗi phòng ban/bộ phận được đánh giá, nhóm chuyên gia đánh giá lập danh mục/bảng hỏi đánh giá, thang điểm và cách thức chấm điểm. Thang điểm đánh giá có thể từ 1-5 hoặc từ 1-10. Cách cho điểm đánh giá thường được qui định theo mức độ áp dụng 5S tại từng bộ phận và kết quả đạt được

Mỗi chuyên gia đánh giá sẽ cho điểm theo danh mục câu hỏi và dựa trên thang điểm đã được thống nhất. Tổng số điểm đạt được tại mỗi phòng ban/bộ phận được đánh giá sẽ được so sánh với nhau và với điểm tối đa có thể đạt được. Trên cơ sở đó nhóm chuyên gia đánh giá đưa ra những khuyến nghị cải tiến, đề xuất thưởng đối với những đơn thực hiện tốt. 

Việc thực hiện 5S chỉ có thể đạt kết quả tốt khi có sự tham gia của tất cả cán bộ nhân viên trong tổ chức. Bí quyết đem lại thành công trong việc huy động nguồn nhân lực cũng là yếu tố tạo nên năng suất và chất lượng của doanh nghiệp.